Zarządzanie kosztami: UNIFLOW

Wielofunkcyjny system zarządzania i zliczania kosztów wydruków i kopii UNIFLOW

Menadżerowie firm coraz częściej poszukują skutecznego narzędzia kontroli kosztów generowanych przez eksploatacje urządzeń biurowych, w szczególności drukarek i kopiarek. Dokładna informacja o wykorzystaniu poszczególnych urządzeń, w rozbiciu na pracowników i departamenty, pozwala racjonalnie zarządzać flotą urządzeń biurowych. Rodzina programów oferujących taką funkcjonalność nazywana jest w języku angielskim wspólną nazwą 'Document Accounting Solution'. W Polsce dostępnych jest kilka konkurencyjnych rozwiązań, oferujących funkcjonalność zliczania kosztów druku, a często również zarządzania wydrukiem. Na tle konkurencji bardzo ciekawie przedstawia się rozwiązanie oferowane przez firmę Canon - system Uniflow. Oprócz kontroli kosztów, twórcy systemu położyli duży nacisk na zwiększenie bezpieczeństwa jak i poprawienie wygody i wydajności pracy. Uniflow oferuje bardzo szeroki zakres funkcjonalności. Modularna budowa pozwala skomponować rozwiązanie dopasowane do potrzeb praktycznie wszystkich grup użytkowników.

Najważniejsze funkcjonalności oferowane przez system Uniflow to:

• Zliczanie kosztów wydruków, kopii, skanów i fasków.
• Archiwizacja drukowanych dokumentów.
• Autoryzowanie dostępu do urządzeń MFP np. przez hasła, kody, karty, odcisk palca.
• Definiowanie reguł obiegu drukowanych dokumentów. Np. przekierowanie większych dokumentów z drogiej w eksploatacji drukarki na tańszą wielofunkcyjną.
• Możliwość automatycznego przekierowania wydruków w przypadku awarii wybranej drukarki
• Wydruk wędrujący za autorem, możliwość zwolnienia na dowolnej drukarce.
• Obsługa wewnątrz-firmowych centrów kopiowania, obsługa zleceń druku.
• Obsługa komercyjnych punktów kopiowania.
• Obsługa kawiarenek internetowych i innych punktów oferujących oprogramowanie komputerowe.

Opis techniczny najpopularniejszych funkcji systemu
System Uniflow działa głównie w środowisku Microsoft i zapewnia pełną integrację z Active Direktory. Swoje zasoby Uniflow przechowuje w bazie danych MS SQL (pełnej lub MSDE). Wszystkie wydruki są rozpoznawane po koncie systemowych z którego zostały wygenerowane. Kopie zostają przypisane do pracownika który zautoryzował się przy urządzeniu (kopiarce) np. za pomocą swojej karty zbliżeniowej. Zliczane przez system prace mogą być przypisane do pracowników, departamentów, czy centrów kosztowych. Na podstawie gromadzonych w bazie danych informacji, można generować dowolne raporty, zestawiające koszty generowanych prac. Moduł raportowania systemu Uniflow, opiera się na standardzie Cristal Report, i w takim standardzie mogą być tworzone nowe, nietypowe schematy raportów.

Zliczanie kosztów druku
Wydruki sieciowe są monitorowane w oparciu o print serwer, jednak w przypadku drukarek lokalnych lub sieciowych, nie podłączonych do print serwera, można wykorzystać oprogramowanie agenta, instalowanego na poszczególnych stacjach roboczych pracowników firmy.

Zliczanie kosztów kopii. Zabezpieczenie dostępu do urządzeń MFP.
Dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych MFP, ograniczony jest do osób posiadających odpowiednie uprawnienia w systemie. Identyfikacja pracowników może odbywać się poprzez wpisanie odpowiedniego kodu/hasła lub poprzez czytnik kart. W stanie spoczynku, pulpit urządzenia jest zablokowany i dopiero zbliżenie do czytnika karty pracownika odblokuje urządzenie. Wszystkie prace wykonane na urządzeniu są zliczone na konto pracownika który odblokował urządzenie swoją kartą.

Archiwizacja wydruków.
Zgodnie ze zdefiniowaną regułą, wybrane wydruki mogą być archiwizowane w postaci plików PDF.

Wykorzystanie kart pracowniczych.
W celu zapewnienia poufności dokumentów, oraz wygody korzystania z urządzeń MFP, zalecanym rozwiązaniem jest oparcie autoryzacji pracowników przed urządzeniem MFP o osobiste karty pracownicze. Jest to rozwiązanie bezpieczniejsze i wygodniejsze niż korzystanie z tzw. PIN-kodów. System Uniflow może współpracować z różnymi standardami kart a dodatkową możliwością jest wykorzystanie czytników linii papilarnych.

Poufność dokumentów.
Wydruki wysłane na urządzenia znajdujące się w publicznie dostępnych miejscach (korytarz, copy-room) nie będą drukowane do czasu świadomego zwolnienia ich do druku przez autora, poprzez autoryzację przy urządzeniu. W zależności od wybranej opcji systemu, autoryzacja może odbywać się za pomocą PIN kodów, loginu sieciowego, czytnika kart, czy linii papilarnych. Dokumenty nie zwolnione do druku będą automatycznie kasowane po zdefiniowanym przez administratora przedziale czasu. W przypadku modelu konfiguracji wykorzystującego wbudowane w urządzenie aplet JAVA, zatrzymane do wydruku dokumenty można przeglądać na pulpicie urządzenia MFP przed podjęciem decyzji o zwolnieniu lub wykasowaniu.

Wydruk wędrujący
Drukowane przez pracownika prace mogą być zatrzymane na print serwerze i będą wydrukowane dopiero po odblokowaniu konkretnego urządzenia przez autora wydruków. Prace mogą być zwolnione na dowolnym urządzeniu znajdującym się w zdefiniowanej przez administratora puli. Zapewni to funkcjonalność tzw. wydruku wędrującego za pracownikiem.
W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik nie będzie mógł skorzystać z najbliższego urządzenia, może przejść do kolejnego i tam odebrać swoje prace. Pracownik nie będzie zmuszony do ponownego wysyłanie wydruku tylko zwolni pracę na innym sprawnym urządzeniu. Rozwiązanie bardzo ułatwia administrację sterownikami druku oraz zarządzanie udziałami sieciowymi drukarek. Na stacjach roboczych mapowane są jedynie wirtualne drukarki obejmujące wszystkie urządzenie w zdefiniowanej puli.

Zwalnianie dokumentów publicznych
W przypadku wykorzystania klienta wbudowanego w urządzenie MFP Canon, oprócz swoich czekających na zwolnienie wydruków, można z pulpitu urządzenia wydrukować dokumenty publiczne. Oznacza to że można w systemie zdefiniować dodatkową strukturę dokumentów, np. materiały marketingowe, cenniki itd., które będzie można wydrukować, bezpośrednio z pulpitu urządzenia MFP. Oczywiście opcja będzie dostępna po wcześniejszym zautoryzowaniu się pracownika. koszt wydruku będzie zliczony na konto osoby inicjującej wydruk. W obecnej wersji zwalniane dokumenty przechowywane są w jednym publicznym repozytorium. W ramach rozbudowy systemu można będzie rozdzielić przestrzeń publiczną na grupy z zawężonymi uprawnieniami dostępu.


Przekierowanie prac z drukarek droższych na tańsze.
Pomimo posiadania tanich w eksploatacji urządzeń wielofunkcyjnych, zazwyczaj pozostawia się pewną ilość droższych w eksploatacji drukarek nabiurkowych.
W przypadku drukowania pojedynczych kartek takie urządzenia mogą być wygodniejsze jednak w przypadku druku większej ilości stron pracownicy powinni wybierać tańsze urządzenia dostępne w publicznych miejscach. W oferowanym systemie administrator będzie mógł wymusić automatyczne przekierowanie wydruków spełniających zadane kryteria na inne urządzenia. Przykładowo wysłany na stojącą w pokoju pracownika drukarkę HP dokumentu składający się z ponad 10 stron, zostanie automatycznie przekierowany na drukarkę (a raczej pulę drukarek) dostępną w copy-room, a autor pracy zostanie powiadomiony gdzie jego praca została przesłana. Unikalną cechą systemu Uniflow jest możliwość przekierowywania wydruków między urządzeniami pracującymi na niekompatybilnych sterownikach. Przykładowo praca wysłana na sterownik HP PCL zostanie wydrukowana przez sterownik Canon PS.


W przypadku pytań prosimy o kontakt.

Pobierz broszurę