Zarządzanie kosztami: eCopy

System eCopy

Urządzenia wielofunkcyjne Canon stanowią wygodne narzędzie wprowadzania treści papierowych dokumentów do wszelkich systemów informatycznych, takich jak archiwa.
W większości przypadków wprowadzanie dokumentów odbywa się poprzez wykorzystanie funkcji skanowania sieciowego. Wydajny podajnik kartek pozwala przetwarzać wielostronicowe dokumenty, które zostają następnie przesłane do wybranego przez użytkownika zasobu w sieci.

Typowe stanowiska skanowania dokumentów, składają się ze skanera oraz tak zwanej stacji indeksującej, czyli stanowiska komputerowego na którym można obejrzeć treść zeskanowanego dokumentu a następni w odpowiedni sposób opisać go zgodnie z wymogami stosowanego systemu archiwizacji.

W przypadku urządzeń MFP funkcja stacji indeksującej może być przeniesiona bezpośrednio na pulpit urządzenia. Dzięki wbudowanej w urządzenia Canon platformie dla aplikacji JAVA (platforma MEAP) na pulpicie urządzenia MFP mogą być dostępne takie same funkcje jak na stacji roboczej. Kolorowy ekran dotykowy może wyświetlić odpowiednie tabelki i listy opcji, pozwalające wygodnie opisać dokument i wybrać miejsce gdzie ma zostać zapisany.

Oprogramowanie eCopy stworzono w celu łatwego definiowania takich nowych funkcjonalności, udostępnianych na pulpicie urządzenia Canon.

Ne ekranie pulpitu można wyświetlić do 9 przycisków i przypisać im odpowiednie akcje.

Administrator może zdefiniować własne funkcje, lub skorzystać z funkcjonalności przygotowanych przez producenta eCopy.

Przykładowo w standardowym zestawie dostępne są opcje komunikacji z systemem MS Exchange lub Lotus Notes, przygotowany jest konektor do systemu Captaris RightFax. W najnowszej wersji w standardzie dostępny będzie konektor do systemu MS SharePoint Portal Server.

W praktyce pulpit eCopy może całkowicie zastąpić standardowy interfejs użytkownika urządzenia Canon. W tym celu jeden z przycisków eCopy może oferować standardową funkcjonalność kopiowania.

Przykładowe wykorzystanie funkcji eCopy.
Po włożeniu skanowanego dokumentu do podajnika urządzenia Canon, pracownik wybiera na pulpicie przycisk ?Archiwum księgowości?.
Treść zeskanowanych kartek wyświetla się na ekranie urządzenia. Pracownik może zweryfikować poprawność skanowania ewentualnie skasować wybrane strony.


Po zatwierdzeniu zmian z rozwijanego menu pracownik wybierze typ dokumentu np. faktury, umowy, itd. W kolejnym oknie pojawiają się pola opisu gdzie można wpisać numer dokumentu, krótki opis, i dowolne dodatkowe informacje zdefiniowane przez administratora eCopy. Po zatwierdzeniu dokument zostaje przesłany do systemu archiwizacji.


Podsumowując system eCopy może znacznie uprościć procedurę skanowania dokumentów, poprzez bardzo proste narzędzie na pulpicie urządzenia Canon, przygotowane do obsługi przez osoby nie posiadające żadnej wiedzy technicznej.